Warum hat Denise WhatsApp als Kommunikationskanal komplett abgeschafft?

In dieser sehr praxisnahen Folge erzählt sie, wie unstrukturierte Anfragen und minutenlange Sprachnachrichten-Monologe ihr täglich Zeit und Nerven gekostet haben, warum ein digitales Kontakt- und Anamneseformular für sie Gold wert ist, und warum eine neue Kommunikationsregel nur dann funktioniert, wenn man sie auch wirklich konsequent durchhält. Mit einer Geschichte über einen vergeblichen Anfahrtsweg, weil ein Stall umgezogen war, ohne dass sie es wusste.

Transkript:

Messengerdienste als Selbständiger – Fluch oder Segen?

Ganz nach dem Motto „Love it, change it or leave it“ gehe ich verschiedene Themen in meinem Berufsleben an – nicht immer Themen, die allen gefallen, aber ich gehe damit auf meine eigene Art um. Heute geht es um ein Thema, das viele Selbstständige betrifft: Warum ich seit Anfang des Jahres WhatsApp als Kommunikationskanal abgeschafft habe, welche Inkonsequenzen mich dahin geführt haben, und warum es völlig in Ordnung ist, dabei einen anderen Weg zu gehen als die meisten.

Warum ständige Erreichbarkeit nicht mein Weg ist

Weil ich diesen Beruf hauptberuflich ausübe, während viele Kollegen ihn eher nebenbei machen, werde ich von manchen Pferdebesitzern an einer Erreichbarkeit gemessen, die ich schlicht nicht leisten will. Ich bin abends um 20 Uhr nicht mehr für Telefonate oder Nachrichten erreichbar – das ist nicht mein Hobby, sondern mein Beruf, und ich möchte langfristig gesund darin bleiben. Stress ist für mich ein entscheidender Gesundheitsfaktor, und ich muss meine Energie dort einsetzen, wo sie meiner Expertise zugutekommt, nicht in ständiger Erreichbarkeit.

Ich nutze zwar weiterhin Social Media wie Instagram, merke aber grundsätzlich, dass mich Technik schnell überfordern kann und mir bewusste Handy-Pausen guttun – auch weil ich beobachte, dass meine Konzentrationsspanne mit zunehmender Mediennutzung sinkt. Dazu kommt: Auf Social Media werden komplexe Themen oft unzulässig vereinfacht dargestellt, nach dem Muster „drei Übungen und die Halswirbelsäule ist wieder frei“. Bei diesem Vereinfachungs-Zirkus mache ich bewusst nicht mit – die meisten Probleme sind multifaktoriell und brauchen eine individuelle Betrachtung.

Das Kontaktformular statt loser WhatsApp-Anfragen

Wer mich heute über WhatsApp erreichen will, bekommt automatisch eine Nachricht mit Verweisen auf meine Homepage, mein Kontaktformular und meine FAQ-Seite – mehr nicht. Über WhatsApp kommuniziere ich nicht mehr.

Das Kontaktformular halte ich für einen der praktischsten Schritte, die ich in meiner Arbeit umgesetzt habe. Die Besitzerdaten sind direkt angegeben, ich muss mir keine Adresse am Telefon diktieren lassen – fehleranfällig und zeitraubend – und bekomme die Stalladresse direkt über eine Kartenanzeige, kann sie in meine Tourenplanung und meine Buchhaltung übernehmen. Früher kamen über WhatsApp oft sehr unverbindliche Anfragen ohne Namen, ohne Stalladresse, ohne Angabe zur Dringlichkeit – dann musste ich zwei-, dreimal nachfragen, nur um am Ende festzustellen, dass das Pferd viel zu weit entfernt steht.

Ein digitales Anamneseformular statt kaum lesbarer Handynotizen

Zusammen mit dem Kontaktformular habe ich – mit technischer Hilfe meines Partners, denn Technik ist definitiv nicht meine Stärke – ein digitales Anamneseformular eingerichtet. Vorher gab es eine handschriftliche Version, die teils kaum lesbar war und dann noch unscharf über WhatsApp fotografiert wurde. Heute kann alles direkt eingetragen werden, inklusive Blutwerten, Heuanalysen oder Stoffwechsel-Tests. Ich gehe dadurch bereits vorbereitet in jede Behandlung, statt vor Ort erst Grundlegendes zu klären.

Wenn unklare Absprachen richtig teuer werden

Ein Beispiel, warum genaue Absprachen so wichtig sind: Früher, als ich fast ausschließlich über WhatsApp gearbeitet habe, bin ich einmal zu einer Kundin gefahren, deren Pferd seit drei Jahren an einem Stall stand – ich hatte die Adresse nicht mehr extra nachgefragt. Vor Ort war niemand da. Auf Nachfrage stellte sich heraus: Der Stall war umgezogen, ohne dass ich davon erfahren hatte. Am Ende hat sich mein kompletter Tagesplan um eine halbe Stunde verschoben – Benzin, Zeit und Nerven verschwendet, komplett vermeidbar mit einer verlässlichen, schriftlichen Adressangabe.

Das Kontaktformular wirkt dabei auch als sanfter Filter: Wer nur mal eben schnell übers Pferd schauen lassen will, empfindet das Ausfüllen oft als zu aufwendig – und das sind ohnehin nicht die Kunden, die zu meiner Arbeitsweise passen. Wer an einer gründlichen, langfristigen Lösung interessiert ist, füllt es dagegen bereitwillig aus.

Sprachnachrichten: vom praktischen Tool zum Stressfaktor

Ähnlich lief es mit Sprachnachrichten. Anfangs ein tolles Tool für den Informationsaustausch, wurden sie für mich zunehmend zum Problem, weil WhatsApp oft nicht als Austausch, sondern als Monolog genutzt wird – eingesprochen nebenbei beim Ausmisten, im Auto, mit dem Hund unterwegs, kaum verständlich, teils fünf oder sechs Minuten lang für Informationen, die sich in fünfzehn Sekunden hätten sagen lassen.

Ich habe zunächst eine automatische Nachricht hinterlegt: Sprachnachrichten über einer Minute höre ich nicht mehr ab. Das Problem: Diese automatischen Hinweise wurden gefühlt kaum gelesen, geschweige denn beachtet. Als ich dann konsequent keine Sprachnachrichten mehr abgehört habe, fühlten sich manche Kunden dadurch vor den Kopf gestoßen – dabei hatte ich die neue Regel klar kommuniziert.

Warum ich inkonsequent war – und was ich daraus gelernt habe

Ich muss ehrlich zugeben: Ganz konsequent war ich selbst nicht immer. Bei Kunden, die ich schon lange kannte und deren Sprachnachrichten wirklich informativ waren – schätzungsweise 15 Prozent –, habe ich weiter zugehört. Die übrigen 85 Prozent haben mir aber im Schnitt dreimal so viel Arbeit gemacht wie eine kurze Textnachricht. Diese Inkonsequenz hat es Kunden zusätzlich erschwert, meine neue Regel ernst zu nehmen.

Eine Kundin schickte mir trotz klarer Ansage weiterhin regelmäßig Sprachnachrichten – das fand ich ziemlich distanzlos. Eine andere reagierte auf meine Bitte mit dem Vorschlag, ich könne die Nachricht doch „zwischen den Behandlungen abhören, wenn ich Langeweile habe“. Das empfand ich als grenzüberschreitend: Niemand kann mir vorschreiben, wie ich mit meiner freien Zeit zwischen zwei Terminen umgehe.

Ein Teil davon hat sicher auch mit meiner eigenen Sensibilität zu tun: Ich nehme Informationen sehr vollständig auf und kann Details nur schwer ausblenden. Das hilft mir enorm bei der eigentlichen Arbeit am Pferd, weil ich auch dort feine Details erkenne – aber es bedeutet eben auch, dass viele unstrukturierte Informationen in meinem Kopf hängenbleiben und mich zusätzlich belasten.

Warum ich Anfragen nicht „mal eben schnell“ beantworten kann

Mit WhatsApp fallen auch Fragen weg wie „kannst du mir kurz sagen, was ich machen soll, mein Pferd ist schon wieder fest im Genick“ oder „wie füttere ich mein Connemara-Pony richtig?“. Beides lässt sich aus meiner Sicht nicht in ein, zwei Sätzen beantworten – dafür braucht es eine vernünftige Anamnese: Trainingsbelastung, Haltung, Größe, Gewicht, mögliche Stoffwechselerkrankungen, vorhandene Heuanalysen, aktuelle Fütterung, konkrete Symptomatik. Auch wenn der Besitzer am Ende eine einfach formulierte, praktikable Lösung bekommt, steckt für mich vorher viel Arbeit im Aufarbeiten dieser Informationen. In einer zunehmend schnelllebigen Zeit ist vielen gar nicht mehr bewusst, dass eine schnelle Antwort selten eine richtige Antwort ist.

Mein Fazit

Ich kann Werkzeuge wie ein Kontaktformular und ein digitales Anamneseformular sehr empfehlen – unabhängig davon, ob man selbst mit oder ohne WhatsApp arbeitet. Für mich persönlich hat sich WhatsApp als Kommunikationsmittel überlebt, weil Technik mich ohnehin schnell anstrengt und die schiere Menge an Anfragen es zusätzlich erschwert hat, meinem eigenen Anspruch gerecht zu werden, Dinge gründlich statt zwischen Tür und Angel zu machen. Das muss nicht für jeden gelten – es gibt zum Glück viele unterschiedliche Therapeuten und Dienstleister, und der eine Kunde passt besser zum einen, der andere zum anderen Arbeitsstil. Ich bleibe weiterhin gerne bereit, meine Expertise zu teilen – aber richtig, und nicht zwischen Tür und Angel.

Quelle: Podcast „Pferde, Schäfer und Menschen“ – Folge „Messengerdienste als Selbständiger – Fluch oder Segen?“