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Tourenplanung klingt nach Kleinkram, ist für mobil arbeitende Pferdetherapeuten aber oft die größte Herausforderung im Job.

In dieser Folge geht es sehr persönlich um eine anstrengende Phase durch PMDS und darum, wie viel Zeit und Geld die reine Fahrerei tatsächlich kostet, wenn Anfahrtskosten, Fahrzeugverschleiß und ausgefallene Termine ehrlich mitgerechnet werden.

Außerdem: warum eine Preisanpassung nötig wurde, warum klare Absageregeln dazugehören, und warum der Weg zunehmend über Wissen statt reine Vor-Ort-Zeit führt.

Transkript:

Zwischen Pferd und Postleitzahl: Warum Tourenplanung kein Feierabendhobby ist

Hallo und herzlich willkommen zu einer neuen Folge von Pferde, Schäfer und Menschen.

Zwischen Pferd und Postleitzahl – warum Tourenplanung kein Feierabendhobby ist, das ist das Thema heute. Aber bevor ich in das eigentliche Thema einsteige, möchte ich dir ganz offen etwas Persönliches offenbaren, und ich finde, das gehört einfach dazu. Ich lebe meinen Beruf tatsächlich, ich liebe das, und das ist absolut nicht nur mein Beruf, sondern Berufung. Ich bin wahnsinnig dankbar, das ist wirklich ein wunderbarer Job.

Aber nicht alles ist eben rosarot. Gerade in den sozialen Medien sieht es oft so aus, als sei jeder Tag ein Geschenk, jedes Pferd, jede Pferdebehandlung ganz idyllisch und ein großer Traum. Bei dem Wetter jetzt gerade ist das natürlich auch so – wir haben gerade Juli, ich weiß nicht, wann ihr das hört, aber es sind 20 Grad, eigentlich perfektes Arbeitswetter. Und ich habe diese Woche zwar Termine, aber nur ganz, ganz wenige. Ich erzähle euch gleich, warum.

In den sozialen Medien teilen viele oft das, was toll ist und was super läuft. Natürlich auch Herausforderungen, aber jeder hat diese Herausforderungen im Beruf und auch im Privaten. Und vielleicht hast du dich auch gewundert, warum ich so kurz nach der letzten Folge direkt wieder eine ganz neue aufnehme. Das liegt daran, dass ich gerade in einer Phase bin, die mich sehr fordert. Diese Phase habe ich leider oft einmal im Monat, und zwar immer prämenstruell. Das sogenannte PMDS, das prämenstruelle dysphorische Syndrom. Das sind im Grunde sehr starke psychische Störungen bei mir in Form von depressiven Episoden, die mich besonders prämenstruell, mit dem Absinken von Progesteron, ordentlich fordern.

Ich arbeite gerade daran und bin auch in Behandlung, und ich hoffe, dass diese Phasen bald wieder weniger werden. Ich teile das nicht, um zu sagen, oh Gott, mir geht es nicht gut, sondern um zu sagen: Okay, es gibt immer eine Lösung, es gibt immer eine Möglichkeit, Dinge anzugehen, und alle Herausforderungen haben einen Grund.

Ich bin also mental recht erschöpft und nicht ganz stabil. Und ich habe gemerkt, dass ich sehr vorausschauend planen muss. Deswegen passt das auch in meine heutige Podcast-Folge, dass ich euch das am Anfang erzähle. Ich habe mir diese Woche bewusst mehr Bürozeit geschaffen: Ich arbeite an Webinaren, bereite Inhalte vor, bilde mich selbst fort, arbeite mich nochmal in das eine oder andere Thema ein – man lernt ja nie aus, ich lerne unheimlich gerne.

Ich nehme mir Zeit für das, was ich gerne mache, was mir körperlich und mental aber etwas weniger abverlangt als wenn ich den ganzen Tag unterwegs am Pferd bin – wobei genau die Pferdebehandlungen mich weniger energetisch fordern als viele soziale Kontakte. Das ist für mich gerade in so einer Phase recht anstrengend, und ich möchte nicht so viel ins Masking gehen, mich also nicht so viel maskieren, weil das einfach sehr anstrengend ist. Ich möchte gute Arbeit leisten, und das kann ich in so einer Woche nicht so gut. Das heißt, ich habe keine Tagestouren – ich kann auch mit weniger Energie sehr gute Arbeit leisten, aber der Preis ist mir dann zu hoch. Dann bin ich total ausgelaugt, und die mentale Verfassung wird nicht gerade besser. Und das kann es einfach nicht sein. Ich lebe nur einmal, deshalb, wie so oft, mein Motto: Love it, change it or leave it. In dem Fall verändere ich es, ich passe an, ich plane um, damit ich gesund bleibe.

Das ist auch eine Chance, die man als Selbstständige oder Unternehmerin hat: Ich kann mich nicht einfach krankschreiben lassen – was nicht bedeutet, dass sich ein Angestellter einfach krankschreiben lässt –, aber die Option, zu Hause zu bleiben, habe ich natürlich. Dann kommt aber kein Umsatz rein, auch diese Woche kommt weniger rein. Aber es nützt nichts, denn wenn ich in dieser Woche nicht aufpassen würde, wäre ich vielleicht zwei Wochen komplett außer Gefecht. Also muss ich einen Weg finden, um meine Arbeit trotzdem gut weitermachen zu können.

Und genau deswegen gibt es heute diese Folge, weil das Thema Tourenplanung immer wieder sehr präsent ist. Ich habe vieles bei meiner Arbeit effizienter gestaltet, benutze hilfreiche Tools, habe eine klare Struktur in meiner Arbeit. Aber das Thema Tourenplanung ist wirklich eine Herausforderung.

Kommen wir zur Realität der mobilen Arbeit. Ich bin vollständig mobil unterwegs – im Moment plane ich zwar auch ordentlich um in Richtung Webinare, Online-Seminare und Online-Beratungen von zu Hause aus, aber grundsätzlich kommen meine Kunden nicht zu mir, ich fahre zu den Pferden raus.

Auch wenn das nach Freiheit klingt, nach Landstraße, nach Sonnenaufgang im Rückspiegel – das ist wunderschön, ich komme an wunderschönen Gegenden vorbei, das ist schon toll. Aber das kostet auch wahnsinnig viel Zeit. Ich fahre regelmäßig in bestimmte Regionen, an sehr unterschiedliche Orte. Und die Tourenplanung – die Arbeit um die Arbeit herum – ist das Anstrengendste an meinem Job im Moment. Ich kündige Touren an, stelle sie online, schreibe Kunden auch schon mal persönlich an, teile Termine in meiner Story. Und trotzdem ist es manchmal schwierig, alle unter einen Hut zu bekommen.

Der eine kann nicht montags, der nächste kann nur vormittags, der dritte hat nur dann und dann Urlaub, und der vierte will kurzfristig reinrutschen – wobei, das ist ja gelogen, ich behandle nur drei Pferde am Tag. Ich verstehe das, jeder hat seine Verpflichtungen, aber es ist einfach eine große Herausforderung, und das kostet sehr viel Zeit. Die Fahrzeit ist Arbeitszeit. Wenn ich jede Woche, um es einfach zu rechnen, zehn Stunden im Auto sitze, sind das 40 Stunden im Monat. 40 Stunden. Und die kann ich nicht einfach verschenken. Natürlich kann ich Podcasts hören, auch im Auto. Aber wenn zum Beispiel ein Termin mittendrin mal ausfällt und ich habe eine Tour geplant, dann steht das alles, und fällt ein Termin mitten am Tag aus, kann ich in dieser Zeit auch keinen anderen Termin wahrnehmen. Das ist der Unterschied zur Praxis: Da ist es einfacher, wenn ich einem Kunden sage, ich habe da und da meine Praxis, ich habe einen Termin frei, komm doch vorbei. Aber das funktioniert nicht, wenn ich in einem Ort arbeite – und selbst wenn ich Leute auf der Warteliste habe, und die habe ich jede Woche, ist es für mich nicht möglich, wenn ich im südwestlichen Münsterland arbeite, mal eben in den Norden zu fahren, um einen Kunden auf der Warteliste zu versorgen, den ich sehr gerne angenommen hätte.

Das muss sich auch die Tourenplanung und die Fahrzeit in meiner Preiskalkulation widerspiegeln, denn sonst funktioniert das ganze System auf Dauer nicht. Ich nehme natürlich Fahrtkosten, das habe ich immer schon gemacht. Früher bin ich für kürzere Strecken, also für 15, 20 Minuten Entfernung, einfach so losgefahren und habe gesagt, ich bin da nicht so lange unterwegs, dann habe ich keine Anfahrtskosten berechnet. Dann bin ich hochgegangen auf 30 Cent pro Kilometer. Dabei habe ich aber echt vergessen, dass ich damit nur den Sprit rausbekomme. Was ist mit der Instandhaltung? Was ist mit der Versicherung? Regelmäßig neue Reifen? Mein Wagen ist mittlerweile zehn Jahre alt, hat knapp 300.000 Kilometer auf der Uhr, ich habe diverse Reifen schon durch, und die zahle ich ja nicht durch Portokasse, wie man so sagt – Steuern etc. Morgen kommt mein Wagen zum TÜV, da erwarte ich auch wieder eine hohe Rechnung, und diese Woche kommt nicht allzu viel rein, weil es eben gerade nicht geht.

Als ich angefangen habe zu behandeln – das ist 18 Jahre her –, waren natürlich auch nochmal andere finanzielle Zeiten. Ich hatte Behandlungen angeboten für 120 Euro, eine Erstbehandlung, wo man erst denkt, oh, das ist aber viel. Das war aber, wenn ich alles zusammenrechne, vier Stunden insgesamt gebunden – mit Fahrt, Nachbehandlung, Nachbereitung. Ich fahre ja nicht, wenn ich weiß, die Fahrt dauert 25 Minuten, dann fahre ich natürlich immer ein paar Minuten früher los, weil ich nicht weiß, wie der Verkehr ist, und weil das eben auch einen Moment dauert und ich ungerne unpünktlich komme. Ich bin meistens immer zu früh beim Kunden. Eine Kundin wollte mir mal ein T-Shirt schenken, wo draufsteht: Zu früh ist auch nicht pünktlich. Ich lege da einfach sehr großen Wert drauf.

Also, was bleibt dann nachher übrig, wenn ich eine Behandlung für 120 Euro anbiete, die am Kunden anderthalb, gut anderthalb, manchmal sogar zwei Stunden vor Ort in Anspruch genommen hat? Mittlerweile mache ich die Nacharbeit oder Vorarbeit auch viel zu Hause, was wesentlich effizienter ist. Es bleibt trotzdem nicht viel übrig, wenn du dann nachher bei 30 Euro bist, die dann noch zu versteuern sind – ich bin umsatzsteuerpflichtig, nicht Kleinunternehmerin. Es bleibt dann im Grunde der Mindestlohn und manchmal weniger, und nicht einkalkuliert ist dann natürlich auch die Zeit, in der ich mal einen Infekt habe oder mein Kind krank ist, oder ich mal eine Woche frei haben möchte oder eine Fortbildung habe. Das muss alles einkalkuliert werden.

Irgendwann habe ich mir dann gesagt, das geht so nicht weiter, und habe meine Preise angepasst. Ich würde übrigens immer von Preisanpassung schreiben und nicht von Preiserhöhung – das habe ich nicht gemacht, um jemanden zu verärgern, sondern um weiterhin gut arbeiten zu können. Anders geht es nicht.

Kommen wir zum Thema Wunschkunden und Selbstwert – das hängt damit ganz eng zusammen. Ja, klar, ich habe Kunden verloren, dadurch, dass ich vor anderthalb Jahren ungefähr meine Preise angepasst habe, auch welche, mit denen ich mich gut verstanden habe. Aber ich kann eben nicht für alle da sein, wenn ich mich dabei nicht selbst verlieren möchte und wenn ich diese Arbeit weiter durchführen möchte.

Ich arbeite sehr gerne mit Menschen, die meine Arbeit wertschätzen und die bereit sind, mitzugestalten und etwas daraus zu machen – die nicht wollen, dass ich alle drei Wochen mal eben das Pferd gerade mache, sondern die wirklich etwas verändern und an der Ursache arbeiten wollen. Ich möchte an die Ursache und nicht immer nur symptomatisch etwas verändern. Wenn ich zum Beispiel ein Pferd habe, das mit sechs Jahren schon eine Arthrose hat, schaue ich nicht nur, wie ich diese Arthrose behandeln kann, sondern frage mich: Warum hat dieses sechsjährige Pferd überhaupt schon eine arthrotische Veränderung, also eine degenerative Gelenkerkrankung? Das muss ja einen Grund haben. Ich frage immer nach dem Warum. Natürlich behandle ich dann auch lokal und gehe von allen Seiten ran. Aber es geht darum, langfristig so viel Gesundheit wie möglich zu schaffen, damit Erkrankungen und Symptome wenig Platz haben. Symptome wollen uns immer auf etwas hinweisen. Ich arbeite ganzheitlich, ich denke mit, analysiere ganz viel, mache mir wahnsinnig viele Gedanken und bin voll präsent beim Pferd, berate, begleite und suche Lösungen, die langfristig wirken.

Ich weiß, viele machen diesen Job nebenberuflich, haben zum Teil auch keine Umsatzsteuerpflicht, aber trotzdem sind die Preise manchmal wirklich sehr niedrig, manchmal auch Barzahlung, nicht immer ist alles angemeldet und angegeben. Das ist im Pferdebereich leider Realität – bestimmt nicht bei dem, der jetzt hier zuhört, oder bei vielen Therapeuten, die mich verfolgen, da gehe ich davon aus, dass sie das mit Hand und Fuß und ganz ehrlich machen. Ich bin vollständig selbstständig, ich zahle Steuern, Versicherungen, Fortbildung, Autobüro, Tools, und ich trage die volle Verantwortung für mein Business und dafür, dass ich gesund bleibe. Denn sonst funktioniert das Ganze nicht. Und ich kann und will mich auch nicht mit den Preisen von anderen vergleichen – das führt nicht weit, weil die Preise zum Teil immer noch erschreckend niedrig sind bei dem einen oder anderen Therapeuten.

Was ist zum Beispiel, wenn bei einem Therapeuten oder bei mir bei der Arbeit ein Termin ausfällt? Das ist nicht nur ein Zeitfenster, das wegfällt, sondern manchmal ein halber Tag, eine komplette Tour, die dann nicht mehr wirtschaftlich ist. Das muss ich vorher ganz klar kommunizieren: Wenn ein Termin nicht wahrgenommen werden kann, bitte 24 Stunden vorher absagen. Ansonsten bin ich gezwungen, eine Ausfallgebühr oder die Behandlung trotzdem in Rechnung zu stellen, weil ich kalkulieren muss und den Termin auch anderweitig hätte vergeben können.

Manchmal wird leichtfertig etwas abgesagt, das kann natürlich immer mal passieren. Da schaue ich auch, was ist das für ein Kunde, was habe ich für einen Eindruck. Aber wenn ich das Gefühl habe, jemand sagt leichtfertig ab, weil er doch noch mit Freunden frühstücken gehen wollte, dann muss ich sagen: Nein, das geht nicht, ich habe das fest einkalkuliert. Und den Netten beißen die Hunde – da muss ich die Behandlung definitiv auch in Rechnung stellen. Wenn aber jemand krank wird, das Pferd eine Kolik hat oder einen Infekt oder Fieber, dann ist das gar keine Frage, dann bitte auch kurzfristig Bescheid sagen, dann finden wir irgendwie einen Mittelweg oder eine Lösung – so ein Pferd behandle ich dann natürlich auch nicht. Da muss man also ein bisschen abwägen, aber im Grunde ganz klar kommunizieren und klare Vorgaben machen.

Es ist menschlich, auch mal etwas zu vergessen oder einen Termin zu vergessen. Aber das kommt immer darauf an, wie derjenige mir gegenüber auftritt und ob da Respekt und Wertschätzung stattfindet. Wenn nicht, muss ich meine Konsequenzen daraus ziehen. Mittlerweile habe ich wirklich nur noch Wunschkunden.

Ich möchte Wissen statt Zeit verkaufen. Ich möchte nicht mehr nur Zeit gegen Geld tauschen, möchte mein Wissen weitergeben in Webinaren, Online-Seminaren, Mentorinnengruppen oder in Einzel-Coachings, weil ich glaube, dass wir mehr gute Pferdetherapeuten brauchen – und das müssen nicht immer die Lauten sein. Ich habe wirklich ganz viele tolle Therapeuten, die gerade in der Arbeit mit Pferden oft eher stiller und ruhiger sind, was die Pferde sehr mögen. Sie schenken den Pferden die volle Aufmerksamkeit, haben oft eine hohe Sensibilität und eine gute Wahrnehmung.

Ich teile gerne Wissen, ohne Angst vor Konkurrenz zu haben. Im Gegenteil, ich wünsche mir Kollegen, die ähnlich analytisch denken und natürlich ihren eigenen Weg gehen. Was kannst du hier für dich rausziehen? Wenn du auch mobil arbeitest, gib mir gerne mal eine Rückmeldung: Wie machst du das mit deiner Tourenplanung, hast du ein Tool, das super funktioniert? Wir haben bisher noch keins gefunden, auch nicht im Horse-Business-Coaching – da sagten sie, das ist echt die größte Herausforderung. Ich suche da wirklich noch nach einem guten System.

Vielleicht erkennst du dich heute in vielen Dingen wieder. Vielleicht war diese Folge für dich ein kleiner Anstoß, mal neu zu rechnen, neu zu denken oder dich selbst ernster zu nehmen, deinen eigenen Wert mehr zu erkennen.

Wenn dir diese Folge gefallen hat, freue ich mich über eine Bewertung, über das Teilen, über Feedback, denn das hilft mir wahnsinnig, diesen Podcast am Leben zu halten und weiterzugeben. Das ist mir wirklich sehr wichtig.

Und falls du dich für meine Webinare interessierst: Es gibt immer wieder kostenlose Webinare, das nächste zum Thema Pferdemagen. Den Link findest du in den Shownotes, auf meiner Website oder im Newsletter, wenn du dich dafür angemeldet hast. Wenn nicht, findest du auf meiner Website horse-therapy-academy.de unter Fortbildungen die Anmeldemöglichkeit für den Newsletter.

Danke fürs Zuhören. Ich bleibe bei dem Motto: Love it, change it or leave it. Mal schauen, ob sich das noch verändert. Bis bald, deine Denise.